Dokumenten-Austausch
Die fünf CEAVEO-Produkte arbeiten bewusst getrennt — jede App sieht nur ihre eigenen Inhalte. Der Dokumenten-Austausch ist der kontrollierte Weg, eine Datei aus einer App für eine andere freizugeben: per Verweis, mit dokumentiertem Zweck, jederzeit widerrufbar und lückenlos protokolliert.
Trennung ist die Voreinstellung — Freigabe ist die bewusste Ausnahme.
LEGALinhouse, PUBLISHinhouse, RECEPTIONinhouse, VOICEinhouse und ACADEMYinhouse teilen sich eine Plattform, halten ihre Inhalte aber absichtlich voneinander getrennt. Was in einem Fall der Rechtsabteilung liegt, taucht nicht von selbst im Marketing auf; was das Marketing entwirft, landet nicht ungefragt in der Korrespondenz. Diese Trennung schützt vertrauliche Inhalte und hält die Verantwortung klar.
Manchmal ist genau das Gegenteil erwünscht: Ein Ergebnis aus einer App soll in einer anderen weiterverwendet werden. Der Dokumenten-Austausch macht das möglich — aber nur bewusst, benannt und nachvollziehbar, nie als stille Öffnung der Silos.
Vier Schritte — vom bewussten Freigeben bis zur gezielten Verwendung.
Sie geben eine Datei für ausgewählte Ziel-Apps frei und hinterlegen einen Zweckvermerk. Freigegeben wird per Verweis — es entsteht keine Kopie, das Original bleibt in seiner App.
In der Ziel-App erscheint das Dokument als verfügbares Dokument — sichtbar, aber zunächst ohne jede Wirkung. Es fließt in nichts ein, solange niemand es annimmt.
Ein Nutzer nimmt das Dokument an und ordnet es einem konkreten Objekt zu — einem Fall, einer Persona, einem Beitrag oder einer Kampagne. Erst diese bewusste Zuordnung aktiviert es.
Das Dokument dient dann als Grundlage ausschließlich für dieses eine Objekt — nie für die ganze App. Kein App-weites Wissen, kein Übergriff auf andere Fälle oder Kampagnen.
Reversibel. Eine Freigabe lässt sich zurückziehen, eine Zuordnung wieder lösen — und jeder Schritt wird protokolliert.
A.I. Kannmann bereitet vor — der Mensch entscheidet.
Ist ein Dokument einem Objekt zugeordnet, kann A.I. Kannmann — die Verarbeitungspersona hinter jedem Ergebnis in CEAVEO — darauf zurückgreifen, wenn A.I. Kannmann an genau diesem Objekt arbeitet. Fragen Sie in der Ziel-App nach einem Entwurf, fließt der freigegebene Inhalt als geprüfte Grundlage mit ein und wird als „aus einer anderen App freigegeben" ausgewiesen.
Grenze: A.I. Kannmann bereitet vor — die Entscheidung und die Verantwortung bleiben beim Menschen. Und die Grundlage wirkt nur an dem Objekt, dem sie zugeordnet wurde, nicht darüber hinaus.
Von der geprüften Rechtsgrundlage zum belegten Werbetext.
Die Rechtsabteilung hat in LEGALinhouse eine Klausel bzw. eine Aussagen-Sammlung rechtlich geprüft und freigegeben. Über den Dokumenten-Austausch stellt sie diese VOICEinhouse zur Verfügung. Dort wird sie einer konkreten Kampagne zugeordnet — und liefert die belegte Grundlage für den Werbetext. Das Marketing textet nicht mehr auf Verdacht, sondern auf einer geprüften, benannten Quelle. Wirksam ist sie nur für diese Kampagne; alle anderen bleiben unberührt.
In Grenzen gebaut — nicht als offene Tür.
Der Dokumenten-Austausch ist standardmäßig aus und wird von der Administration Ihres Hauses aktiviert, sobald Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vorliegt — eine bewusste, dokumentierte Entscheidung nach dem Prinzip Privacy by Design.
Externe Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugang können nichts freigeben — die Freigabe bleibt intern verantwortet.
Als vertraulich oder eingeschränkt eingestufte Dokumente lassen sich nicht breit freigeben — die Freigabe respektiert die Vertraulichkeitsstufe.
Personenbezogene Daten aus dem rechtlichen Kontext werden nur pseudonymisiert weitergegeben — Klarnamen bleiben in LEGALinhouse.
Ein Austausch findet ausschließlich innerhalb desselben Mandanten statt — nichts verlässt Ihr Haus.
Jede Freigabe ist widerrufbar, jede Zuordnung wieder lösbar — und jeder Schritt wird protokolliert.
Der Dokumenten-Austausch bringt ein geprüftes Ergebnis genau dorthin, wo es gebraucht wird — bewusst, benannt und jederzeit widerrufbar. Sehen Sie, wie Sie mit A.I. Kannmann arbeiten, oder sprechen Sie uns an.